Yıllardır kullanılan bir ticari program artık ihtiyaçları karşılamıyor, destek alınamıyor veya yeni mevzuata uyum sağlamıyor. Yeni programa geçiş kararı verildiğinde en büyük soru, eski programdaki verilerin nasıl taşınacağıdır. Plansız yapılan bir geçiş, yanlış bakiyeler ve eksik stoklarla aylarca uğraşmaya neden olabilir.
Neler taşınmalı?
- Kartlar: Cari hesaplar, stok kartları, hizmet kartları, personel ve banka hesapları.
- Açılış bakiyeleri: Cari bakiyeler, stok miktarları ve maliyetleri, kasa ve banka bakiyeleri.
- Açık belgeler: Vadesi gelmemiş çekler ve senetler, açık siparişler.
- Geçmiş hareketler: İhtiyaca göre; çoğu geçişte eski program okuma amaçlı saklanır.
Veri temizliği
Geçiş, yıllar içinde biriken hataları temizlemek için iyi bir fırsattır. Aynı firmaya ait birden fazla cari kart, kullanılmayan stok kartları, farklı yazılmış ürün adları ve hatalı vergi numaraları aktarım öncesi düzeltilmelidir. Kirli veri yeni programa taşınırsa sorunlar da birlikte taşınır.
Deneme aktarımı
Asıl geçişten önce veriler yeni programın test ortamına aktarılmalı ve sonuçlar kontrol edilmelidir. Cari bakiyelerin toplamı, stok miktarları ve değerleri eski programdaki raporlarla karşılaştırılır. Farklar bulunur ve aktarım yöntemi düzeltilir. Bu adım atlanırsa hatalar ancak canlı kullanımda fark edilir.
Geçiş tarihi
En temiz geçiş, yıl başı veya ay başı gibi dönem başlarında yapılır. Geçiş günü eski programda işlem yapılması durdurulur, son bakiyeler alınır ve yeni programda kullanım başlar. Dönem ortasında geçiş yapılacaksa açılış bakiyelerinin muhasebe ile birlikte dikkatle belirlenmesi gerekir. Mali müşavirin sürece dahil edilmesi önerilir.
Eski program ne olacak?
Eski program ve veritabanı silinmemelidir. Yasal saklama yükümlülükleri, geçmiş dönemlere ait sorgular ve olası denetimler için okuma amaçlı erişilebilir şekilde saklanmalı ve yedeklenmelidir.
Kullanıcı eğitimi
Verilerin doğru taşınması kadar, kullanıcıların yeni programı doğru kullanması da önemlidir. Geçişten önce kısa eğitimler ve ilk haftalarda yakın destek, hatalı kayıtların önüne geçer. Program seçimi aşamasındaysanız ticari program seçimi yazımıza, Excel'den geçiş yapıyorsanız Excel'den web tabanlı iş akışına geçiş yazımıza bakabilirsiniz.
Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari yazılımlarına geçişte veri aktarımı, kurulum ve kullanıcı eğitimi hizmeti veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Tüm geçmiş hareketleri taşımak gerekir mi?
Geçiş için en uygun zaman ne?
Eski programı silebilir miyim?
Bu konuda destek mi lazım?
2011’den bu yana Akınsoft Tokat bayisi olarak Akınsoft yazılımlarının satışını, kurulumunu, veri aktarımını, eğitimini ve teknik desteğini…
