Belediyeler, kamu kurumları, hastaneler, okullar ve köklü işletmelerde onlarca yıl içinde biriken kâğıt arşiv, hem fiziksel alan sorunu yaratır hem de aranan belgeye ulaşmayı zorlaştırır. İmar dosyası, personel dosyası veya eski bir sözleşme aranırken saatler kaybedilir. Arşiv dijitalleştirme, bu sorunu çözmenin yoludur; ancak iyi planlanmazsa taranmış ama bulunamayan binlerce dosyaya dönüşebilir.
1. Envanter ve öncelik
Arşivde hangi tür belgelerin olduğu, yaklaşık miktarı ve hangilerinin ne sıklıkla arandığı belirlenmelidir. Tüm arşivi bir anda taramak yerine en sık kullanılan dosyalardan başlamak, kısa sürede fayda sağlar.
2. Tarama standardı
Çözünürlük, renk modu ve dosya formatı baştan belirlenmelidir. Metin belgeler için genellikle 300 dpi ve uzun süreli saklamaya uygun PDF formatı tercih edilir. Eski, soluk veya küçük yazılı belgeler için daha yüksek çözünürlük gerekebilir. Tarayıcı seçimi ve genel ilkeler için evrak tarama ve dijital arşiv yazımıza bakabilirsiniz.
3. İndeksleme
Dijital arşivin değeri, belgelerin bulunabilmesine bağlıdır. Her belge türü için arama alanları belirlenmelidir: dosya numarası, ada-parsel, T.C. kimlik numarası, tarih, konu gibi. OCR ile metin aranabilir hâle getirilse bile yapılandırılmış indeks alanları çok daha güvenilir arama sağlar. Yapay zekâ destekli belge okuma için belge OCR yazımıza bakabilirsiniz.
4. Kalite kontrol
Taranan belgelerin bir kısmı düzenli olarak kontrol edilmeli; eksik sayfa, eğik tarama veya okunaksız görüntüler tespit edilmelidir. Hatalı taramalar sonradan fark edildiğinde düzeltmek çok daha zordur.
5. Yetkilendirme
Arşivdeki belgeler çoğu zaman kişisel veri içerir. Hangi birimin hangi belge türüne erişebileceği belirlenmeli, erişimler kaydedilmelidir.
6. Yedekleme ve saklama
Dijital arşiv, kâğıt arşivden daha kolay kaybedilebilir: tek bir disk arızası veya fidye yazılımı yılların emeğini yok edebilir. Arşiv, farklı lokasyonlarda ve değiştirilemez yedeklerle korunmalıdır; ayrıntılar için 3-2-1-1-0 kuralı. Kamu kurumlarında genel altyapı için belediye BT altyapısı yazımıza bakabilirsiniz.
7. Asıllar
Taranan belgelerin asıllarının saklanması veya imhası, belge türüne göre mevzuattaki saklama yükümlülüklerine bağlıdır. Hukuki görüş alınmadan asıllar imha edilmemelidir.
Sur Bilgisayar olarak kurumlar için arşiv indeksleme ve belge yönetim yazılımları geliştiriyor, tarama altyapısı ve yedekleme düzeni kuruyoruz. Ayrıntılar için masaüstü yazılım hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Taranan belgenin aslı imha edilebilir mi?
Hangi çözünürlükte taranmalı?
OCR ne işe yarar?
Bu konuda destek mi lazım?
Kurumunuzun iş akışına göre, kendi bilgisayarlarınızda ve sunucunuzda çalışan özel masaüstü yazılımlar geliştiriyoruz. 2003’ten beri kamu…
