Fatura ve belge okuma (OCR) ile muhasebe veri girişini azaltmak

Muhasebe ve satın alma birimlerinde zamanın önemli kısmı, gelen belgelerin programa elle girilmesine gider: tedarikçi faturaları, masraf fişleri, irsaliyeler, banka dekontları. Optik karakter tanıma (OCR) ve yapay zekâ destekli belge okuma sistemleri, bu belgelerden tarih, tutar, vergi numarası ve kalemler gibi alanları otomatik çıkararak veri girişini azaltmayı hedefler.

Nasıl çalışır?

Belge taranır veya PDF olarak sisteme yüklenir. Sistem önce görüntüdeki metni tanır, ardından bu metnin hangi kısmının fatura numarası, tarih, satıcı, tutar ve vergi olduğunu belirler. Yapay zekâ destekli sistemler, farklı firmaların farklı fatura düzenlerini daha esnek şekilde yorumlayabilir. Okunan bilgiler ticari programdaki cari ve stok kartlarıyla eşleştirilir.

E-fatura ile ilişkisi

E-fatura ve e-arşiv faturalar zaten makine tarafından okunabilir yapılandırılmış veri içerir; bu belgelerin OCR ile okunmasına gerek yoktur, doğrudan programa aktarılabilir. OCR asıl olarak kâğıt belgeler, e-posta ile PDF olarak gelen faturalar, perakende fişler ve yurt dışı faturalar için anlamlıdır. E-fatura kapsamı genişledikçe OCR ihtiyacı belge türüne göre değişir; güncel kapsam için e-fatura zorunluluğu yazımıza bakabilirsiniz.

Kontrol adımı neden şart?

Belge okuma sistemleri yüksek doğrulukla çalışabilir, ancak hatasız değildir. Bulanık taramalar, el yazısı notlar, alışılmadık fatura düzenleri ve benzer görünen rakamlar hatalara yol açar. Muhasebe kaydı doğrudan vergi ve finansal tabloları etkilediği için okunan verilerin bir kullanıcı tarafından kontrol edilip onaylanması gerekir. Doğru kurgulanmış bir sistemde bu kontrol, sıfırdan veri girişinden çok daha hızlıdır.

Kimler için faydalı?

• Çok sayıda tedarikçiden kâğıt veya PDF fatura alan işletmeler.
• Saha personelinin masraf fişlerini toplayan firmalar.
• Birçok müşterinin belgelerini işleyen muhasebe büroları.
• Arşivdeki eski kâğıt belgeleri dijitalleştirmek isteyen kurumlar.

Veri güvenliği

Faturalar ticari sırlar ve kişisel veriler içerir. Bulut tabanlı belge okuma hizmetlerinde belgelerin nerede işlendiği ve ne kadar süre saklandığı incelenmeli, yetkilendirme ve kayıt tutma yapılandırılmalıdır.

Başlamak için

En çok belge gelen tedarikçiler ve belge türleriyle küçük bir deneme yapmak, sistemin işletmenin belgelerinde ne kadar başarılı olduğunu gösterir. Muhasebe büroları için genel BT düzeni hakkında muhasebe bürosu BT düzeni yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak belge okuma ve ticari program entegrasyonu gibi veri girişini azaltan çözümler geliştiriyoruz. Ayrıntılar için entegrasyon çözümleri sayfamıza bakabilirsiniz.