Yıllar içinde ortak klasörler büyür ve karışır: Herkes kendi mantığıyla klasör açar, aynı dosyanın onlarca kopyası oluşur, kimse hangi sürümün güncel olduğunu bilmez. Bir dosyayı bulmak dakikalar alır; yanlış sürümle çalışmak hatalara yol açar. Ortak klasör düzeni, hem verimlilik hem güvenlik için düşünüldüğünden daha önemlidir.
Ana yapı: departman ve süreç
En anlaşılır yapı, ilk seviyede departmanlar ya da ana süreçlerdir: Yönetim, Muhasebe, Satış, Satın Alma, İnsan Kaynakları, Teknik, Ortak. Her departmanın altında süreç ve yıl bazlı alt klasörler bulunur. "Ortak" klasörü ise herkesin erişmesi gereken şablonlar, formlar ve duyurular içindir; çalışma dosyaları için değil.
Adlandırma kuralları
Basit ve yazılı kurallar büyük fark yaratır:
- Tarihleri yıl-ay-gün sırasıyla yazmak (2026-10-25); dosyalar kendiliğinden doğru sıralanır.
- Dosya adında müşteri veya proje adını, belge türünü ve tarihi kullanmak.
- "son", "yeni", "güncel" gibi kelimeler yerine sürüm numarası (v1, v2) kullanmak.
- Türkçe karakter ve özel işaretlerden kaçınmak; bazı programlar ve eski sistemler sorun çıkarabilir.
Yetki planı
Yeni yapıda her ana klasörün kimin tarafından okunup kimin tarafından değiştirilebileceği belirlenir. Muhasebe ve İnsan Kaynakları klasörleri yalnızca ilgili gruplara açık olmalıdır. Yetkilerin teknik tarafını NTFS ve paylaşım izinleri yazımızda anlattık.
Arşiv
Kapanmış yılların ve tamamlanmış projelerin dosyaları salt okunur bir arşiv klasörüne taşınır. Böylece aktif klasörler sade kalır, arşivdeki belgeler de yanlışlıkla değiştirilemez. Yasal saklama süreleri gereken belgeler için bu düzen ayrıca kolaylık sağlar.
Geçiş planı
- Mevcut klasörlerin envanteri ve her birinin sahibi belirlenir.
- Excel bağlantıları, programların kayıtlı dosya yolları ve kısayollar tespit edilir.
- Taşıma mesai dışında yapılır; eski klasör bir süre salt okunur bırakılır.
- Çalışanlara yeni yapı ve kurallar kısa bir duyuruyla anlatılır.
Kişisel klasörler ve masaüstü
Çalışanların masaüstünde ve bilgisayarında kalan iş dosyaları yedek kapsamı dışında kalabilir. Kullanıcı klasörlerinin sunucuya yönlendirilmesi veya kurumsal bulutla eşitlenmesi, bu dosyaların da yedeklenmesini sağlar.
Sur Bilgisayar olarak işyerlerinde dosya sunucusu yapısını yeniden düzenliyor, yetki ve yedek planıyla birlikte hayata geçiriyoruz. Ayrıntılar için sunucu kurulum ve bakım sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Mevcut dosyaları yeni yapıya taşırken bağlantılar bozulur mu?
Kişisel klasörler ortak alanda mı durmalı?
Eski dosyaları silmeli miyiz?
Bu konuda destek mi lazım?
Windows Server ve Linux sunucu kurulumu, bakım ve optimizasyon, Veeam yedekleme, IIS yapılandırması ile SQL Server, MySQL ve Firebird…
