Yeni çalışan için BT hazırlık listesi: ilk gün bilgisayar, hesap ve yetkiler hazır olsun

Yeni bir çalışan işe başladığında ilk gün çoğu zaman bilgisayarın kurulmasını beklemek, e-posta şifresini sormak ve hangi klasörlere erişebileceğini öğrenmeye çalışmakla geçer. Bu hem verimsizdir hem de çalışanın kuruma dair ilk izlenimini olumsuz etkiler. Üstelik aceleyle açılan hesaplarda gereğinden fazla yetki verilmesi, güvenlik açığı yaratır. Yeni çalışan BT hazırlık listesi bu süreci düzenler.

Önceden bildirim

İnsan kaynakları veya yönetici, yeni çalışanın başlama tarihini, pozisyonunu ve ihtiyaç duyacağı sistemleri BT sorumlusuna birkaç gün önceden bildirmelidir. Bu sayede ilk güne her şey hazır olur.

Bilgisayar

Bilgisayar, şirketin standart kurulumuyla hazırlanmalı; işletim sistemi ve programlar güncel olmalıdır. Daha önce başka bir çalışanın kullandığı bilgisayar veriliyorsa, önceki kullanıcının verileri yedeklenip temizlenmelidir. Kurumsal bilgisayar standartları için kurumsal bilgisayar alımı yazımıza bakabilirsiniz.

Hesaplar ve yetkiler

Kullanıcı hesabı, e-posta ve gerekli program hesapları açılmalıdır. Yetkiler, pozisyonun ihtiyacına göre verilmelidir; önceki çalışanın yetkilerini olduğu gibi kopyalamak, yıllar içinde biriken gereksiz erişimlerin de aktarılmasına yol açar. Geçici şifre güvenli bir yolla iletilmeli ve ilk girişte değiştirilmelidir. E-posta ve uzaktan erişim için iki adımlı doğrulama ilk günden kurulmalıdır.

Güvenlik bilgilendirmesi

Yeni çalışanlar, oltalama saldırılarının sık hedefidir; çünkü kurumun iç işleyişini ve kimin kim olduğunu henüz bilmezler. "Genel müdürden" gelen acil talep e-postaları bu dönemde daha etkili olabilir. İlk gün yapılacak kısa bir bilgilendirme şu konuları içermelidir:

• Şüpheli e-postaların nasıl tanınacağı ve kime bildirileceği.
• Şifre kuralları ve şifre yöneticisi kullanımı.
• Şirket verilerinin kişisel hesaplara ve cihazlara aktarılmaması.
• Ödeme ve hesap değişikliği taleplerinde teyit kuralı.

Oltalama farkındalığı için oltalama tatbikatı yazımıza bakabilirsiniz.

Kurallar

Şirket bilgisayarlarının, e-postanın ve internetin kullanımına ilişkin kurallar yazılı hâle getirilmeli ve çalışana imzalatılmalıdır. Bu kurallar, ileride yaşanabilecek anlaşmazlıklarda da referans olur. Ayrılış sürecinde uygulanacak liste için personel ayrılırken BT listesi yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak işletmelerin bilgisayar hazırlığı, hesap ve yetki yönetiminde destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.