Cari mutabakat ve tahsilat hatırlatma otomasyonu: alacak takibinde zaman kazanmak

Dönem sonunda muhasebe ekibi yüzlerce müşteriye ve tedarikçiye mutabakat mektubu hazırlar, gönderir ve yanıtları takip eder. Ay içinde ise vadesi geçen alacaklar için müşteriler tek tek aranır. Bu işler önemlidir ama tekrar eden, kurallı işlerdir ve büyük ölçüde otomatikleştirilebilir.

Otomatik cari mutabakat

Ticari programdaki cari bakiyeler kullanılarak her müşteriye ve tedarikçiye, kendi bakiyesini ve hareket dökümünü içeren mutabakat e-postası toplu olarak gönderilebilir. E-postadaki bir bağlantıyla karşı taraf mutabık olduğunu veya itirazını bildirebilir; yanıtlar sisteme kaydedilir. Böylece kimin yanıt verdiği, kimin itiraz ettiği ve kime tekrar hatırlatma yapılması gerektiği tek ekranda görülür.

Ekstre gönderimi

Müşterilere belirli aralıklarla (örneğin ayda bir) otomatik cari ekstre göndermek, dönem sonu mutabakatlarında farkların azalmasını sağlar. Müşteri, hatalı veya eksik kaydı erken fark eder.

Tahsilat hatırlatma

Vadesi yaklaşan ve geçen alacaklar için kademeli hatırlatmalar tanımlanabilir: vadeden önce nazik bir bilgilendirme, vade günü hatırlatma ve vade geçtikten sonra ikinci bir mesaj. Belirli bir süreden sonra otomatik mesaj yerine ilgili satış temsilcisine veya muhasebeye arama görevi oluşturulur. Bu yaklaşım, tüm müşterileri tek tek aramak yerine ekibin enerjisini gerçekten müdahale gereken hesaplara yönlendirir.

Dikkat edilecekler

• Doğru veri: Hatırlatmalar ancak ticari programdaki tahsilatlar güncel girildiğinde doğru olur. Ödeme yapmış müşteriye hatırlatma göndermek ciddi rahatsızlık yaratır.
• İletişim bilgileri: Müşteri kartlarındaki e-posta ve telefon bilgilerinin güncel olması gerekir.
• Ton: Mesajlar kibar, açık ve ödeme yollarını içeren şekilde yazılmalıdır.
• İstisnalar: Özel anlaşması olan veya hatırlatma gönderilmemesi gereken müşteriler işaretlenebilmelidir.
• İçerik: Hatırlatma mesajlarına kampanya eklenmemelidir; aksi hâlde ticari ileti kurallarına tabi olabilir. Ayrıntılar için İYS yazımıza bakabilirsiniz.

E-posta teslimi

Toplu gönderilen mutabakat e-postalarının istenmeyen klasörüne düşmemesi için kurumsal alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru olması gerekir. Bu konuda kurumsal e-posta ve SPF, DKIM, DMARC yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak ticari program verileriyle çalışan mutabakat, ekstre ve hatırlatma otomasyonları geliştiriyoruz. Ayrıntılar için entegrasyon çözümleri sayfamıza bakabilirsiniz.