Ofiste dosya adlandırma kuralı: "son_son_kesin.docx" karmaşasından kurtulmak

Ortak klasörlerde "son", "son2", "kesin_son" ve "yeni" ile biten dosya adları, birçok ofisin ortak sorunudur. Bu karmaşa doğru dosyayı bulmayı zorlaştırır ve müşteriye yanlış sürümün gönderilmesine yol açar. Herkesin uyguladığı basit bir adlandırma kuralı bu sorunu çözer.

Tarih biçimi

Tarih yıl-ay-gün biçiminde yazılmalıdır: 2026-10-28 gibi. Bu biçimde dosyalar ada göre sıralandığında tarih sırasına da girer.

Müşteri veya proje adı

Dosyanın hangi müşteri veya projeye ait olduğu adın başında veya tarihten hemen sonra yer almalıdır.

Belge türü

Teklif, sözleşme, fatura, rapor gibi belge türü ada eklenmelidir.

Sürüm numarası

"Son" ve "kesin" yerine v01, v02, v03 gibi sürüm numaraları kullanılmalıdır. Müşteriye gönderilen sürüm ayrıca işaretlenebilir.

Karakterler

Boşluk yerine alt çizgi veya tire kullanmak, bazı sistemlerde ve web bağlantılarında sorunları önler. Türkçe karakterlerden kaçınmak eski sistemlerle uyumu artırır.

Kısa ve anlamlı

Çok uzun dosya adları ve iç içe klasörler, dosya yolu uzunluğu sınırına takılabilir ve eşitleme sorunları yaratabilir.

Klasör yapısı

Adlandırma kuralı, düzenli bir klasör yapısıyla birlikte işe yarar; ayrıntılar için ortak klasör düzeni.

Sürüm geçmişi

OneDrive, SharePoint ve dosya sunucularındaki önceki sürümler özelliği, yanlışlıkla değiştirilen dosyaların eski hâline dönmeyi sağlar; ayrıntılar için gölge kopyalar ve önceki sürümler.

Taranmış belgeler

Taranan evraklar da aynı kurala göre adlandırılmalıdır; dijital arşiv için evrak tarama ve dijital arşiv.

Kuralı yazılı hâle getirmek

Kural kısa bir belge olarak paylaşılmalı ve yeni çalışanlara anlatılmalıdır. Birkaç örnek, uzun açıklamalardan daha etkilidir.

Eski dosyalar

Tüm eski dosyaları yeniden adlandırmaya çalışmak yerine kural bugünden itibaren uygulanabilir.

Kişisel klasörler

Kural yalnızca ortak klasörler için değil, kişisel çalışma klasörleri için de uygulanmalıdır. Masaüstünde biriken adsız dosyalar, çalışan ayrıldığında kimsenin anlayamadığı bir arşive dönüşür.

E-posta ekleri

Müşteriye gönderilen dosyaların açık ve anlaşılır adları olması, karşı tarafın da dosyayı kolay bulmasını sağlar ve profesyonel bir izlenim bırakır.

Sur Bilgisayar olarak Tokat'ta dosya sunucusu, klasör yapısı ve yedekleme düzeni konusunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.