Microsoft 365 Copilot işyerinde: başlamadan önce dosya izinlerini düzenleyin

Microsoft 365 Copilot, Word, Excel, Outlook ve Teams içinde çalışan bir yapay zekâ asistanıdır. Toplantı özetleri çıkarabilir, e-posta taslağı hazırlayabilir ve "geçen ay müşteriyle ne konuşmuştuk" gibi sorulara kullanıcının e-postalarından ve dosyalarından yanıt bulabilir. Bu güç, önemli bir hazırlık gerektirir: Copilot, kullanıcının erişebildiği her şeyi kullanabilir.

Sorun Copilot değil, izinler

Birçok işletmede yıllar içinde dosyalar "kuruluştaki herkes" ile paylaşılmış, bağlantılar herkese açık oluşturulmuş, ayrılan personelin klasörleri sahipsiz kalmıştır. Daha önce bu dosyalara erişim yetkisi olan bir çalışan, nerede olduklarını bilmediği için onları hiç görmemiştir. Copilot ise bir soruya yanıt ararken bu dosyaları bulabilir. Örneğin bir çalışanın "maaş" kelimesiyle yaptığı bir arama, yanlış paylaşılmış bir bordro dosyasını önüne getirebilir.

Başlamadan önce

Copilot lisansı alınmadan önce SharePoint, OneDrive ve Teams'teki paylaşım izinleri gözden geçirilmelidir. Özellikle herkesle paylaşılmış klasörler, herkese açık bağlantılar ve personel, maaş, sözleşme gibi hassas içerikler öncelikli olarak ele alınmalıdır. Klasör yapısı ve yetki planının mantığı için ortak klasör yapısı ve yetki planı yazımıza bakabilirsiniz.

Hassas içerik etiketleri

Microsoft 365'in bazı paketlerinde dosyalara "gizli" veya "yalnızca yönetim" gibi hassasiyet etiketleri verilebilir. Bu etiketler, içeriğin kimler tarafından açılabileceğini ve paylaşılabileceğini kontrol eder. Hangi özelliklerin hangi lisansla geldiği değişebildiği için güncel paket içerikleri kontrol edilmelidir.

Kademeli geçiş

Tüm çalışanlara aynı anda lisans almak yerine, farklı departmanlardan küçük bir pilot grupla başlamak önerilir. Bu grup gerçek iş senaryolarında Copilot'un ne kadar fayda sağladığını ve hangi izin sorunlarının ortaya çıktığını gösterir. Lisans maliyeti ancak bu deneyimle değerlendirilebilir.

Kullanım kuralları

• Copilot'un ürettiği içerikler gönderilmeden önce kontrol edilmelidir; yanlış veya eksik bilgi üretebilir.
• Müşteriye giden belgelerde sorumluluk yine çalışandadır.
• Toplantı kaydı ve özetleri için katılımcıların bilgilendirilmesi gerekir.

Genel yapay zekâ kullanım kuralları için işyerinde yapay zekâ yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak Microsoft 365 ortamlarında paylaşım izinlerinin düzenlenmesi, kullanıcı yönetimi ve güvenlik ayarlarında destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.