Hosting e-postasından Microsoft 365'e geçiş: kesintisiz taşıma için adımlar

Birçok küçük işletme, e-postalarını web sitesiyle birlikte aldığı hosting paketinden kullanır. Zamanla kutuların dolması, spam filtrelemesinin yetersiz kalması, gönderilen e-postaların karşı tarafta istenmeyen klasörüne düşmesi ve telefon ile bilgisayar arasında eşitleme sorunları başlar. Bu noktada Microsoft 365'e geçiş sık tercih edilen bir çözümdür.

Neden geçiş düşünülür?

• Daha büyük posta kutusu kotası.
• Gelişmiş spam ve zararlı yazılım filtrelemesi.
• Bilgisayar, telefon ve web arasında tam eşitleme (takvim ve kişiler dahil).
• Çok faktörlü doğrulama ve merkezi kullanıcı yönetimi.
• Paketine göre Office uygulamaları, OneDrive ve Teams.

1. Planlama

Hangi kullanıcıların lisansa ihtiyaç duyduğu, ortak kutuların (bilgi@, muhasebe@ gibi) nasıl yapılandırılacağı ve mevcut kutuların boyutu belirlenir. Ortak kutular çoğu durumda lisans gerektirmeyen paylaşılan posta kutusu olarak kurulabilir. Lisans seçenekleri ve fiyatlar değiştiği için güncel paketler üretici veya yetkili satıcıdan kontrol edilmelidir.

2. Alan adı ve kullanıcılar

Alan adı Microsoft 365'e eklenir ve DNS'e eklenen bir doğrulama kaydıyla sahiplik kanıtlanır. Ardından kullanıcılar oluşturulur. Bu aşamada e-posta trafiği hâlâ eski sistemde akmaya devam eder.

3. Eski e-postaların taşınması

Eski sunucudaki e-postalar IMAP üzerinden yeni kutulara aktarılabilir. Bilgisayarda PST dosyası olarak tutulan eski arşivler ayrıca içe aktarılır. Büyük kutularda bu işlem saatler sürebilir; bu yüzden geçişten önce başlatılır ve son gün kısa bir son eşitleme yapılır.

4. DNS kayıtları

Geçiş günü MX kaydı Microsoft 365'i gösterecek şekilde değiştirilir. Aynı zamanda SPF, DKIM ve DMARC kayıtları düzenlenir; bu kayıtlar gönderilen e-postaların sahte olmadığını kanıtlar ve istenmeyen klasörüne düşmeyi azaltır. Ayrıntılar için SPF, DKIM ve DMARC yazımıza bakabilirsiniz. Web sitesine ait kayıtlar değiştirilmeden bırakılmalıdır.

5. Outlook ve telefonlar

Kullanıcıların Outlook profilleri ve telefonlarındaki hesaplar yeni sisteme göre yeniden ayarlanır. Eski POP3 hesabı kullanan bilgisayarlarda yerel olarak tutulan e-postaların da taşındığından emin olunmalıdır.

Sonrası

Geçiş tamamlandıktan sonra çok faktörlü doğrulama açılmalı ve verilerin yedeklenmesi değerlendirilmelidir. Bulut hizmetlerinin yedeklenmesi konusu için Microsoft 365 verileri yedeklenmeli mi yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak kurumsal e-posta geçişi, DNS düzenlemesi ve kullanıcı cihazlarının ayarlanmasını yapıyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.