Stok ve cari takibini Excel'de tutmanın riskleri ve programa geçiş: veri aktarımı, açılış bakiyeleri, ilk ay

Birçok işletme stok ve cari takibine Excel ile başlar. Başlangıçta mantıklıdır: ücretsizdir, herkes bilir, istediğiniz sütunu eklersiniz. Ama işletme büyüdükçe aynı tablo bir yük haline gelir. "Hangi dosya güncel?", "Bu formülü kim bozdu?", "Geçen ay bu müşteriye ne sattık?" soruları başlar. Bu yazıda stok ve cari takibini Excel'de tutmanın risklerini ve ticari programa geçişin adımlarını anlatıyoruz.

Excel'in sınırları

• Formül hataları: Bir satır eklendiğinde toplam formülünün dışında kalması, yanlış hücreye kopyalanan bir formül. Hatalar sessizdir; aylar sonra fark edilir.
• Sürüm karmaşası: "stok_son.xlsx", "stok_son_YENI.xlsx", "stok_son_YENI_ahmet.xlsx". Hangisinin doğru olduğu belli değildir.
• Eşzamanlı çalışma: Kasadaki satış ile depodaki mal kabul aynı dosyaya aynı anda girilemez.
• Hareket geçmişi: Stok miktarı bir hücrede tutulur ama o rakama nasıl gelindiği kaybolur. Sayım farkı çıktığında nerede hata yapıldığı bulunamaz.
• Kayıp riski: Bilgisayar bozulur, dosya üzerine yazılır, fidye yazılımı şifreler. Yedek yoksa bütün kayıt gider.
• Yetki: Dosyayı açan herkes her şeyi değiştirebilir; maliyet ve kâr bilgisini herkes görür.
• e-Fatura: e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu geldiğinde Excel'den fatura kesilemez.

Ne zaman geçmeli?

Birden fazla kişi kayıt giriyorsa, ürün sayısı yüzleri geçtiyse, veresiye ve cari takibi önemli hale geldiyse, şube açıldıysa ya da e-Fatura zorunluluğu kapıdaysa, geçiş için uygun zaman gelmiştir. Beklemek, aktarılacak verinin daha karmaşık hale gelmesi demektir.

Geçiş adımları

1. Geçiş tarihini seçin

Ay başı veya dönem başı, stok sayımı yapılabilecek bir gün seçin. Hafta sonu sayım ve pazartesi programla başlamak sık kullanılan bir yöntem.

2. Listeleri temizleyin

Excel'deki ürün listesinde aynı ürünün farklı yazımları ("A4 Kağıt", "A4 KAĞIT 80gr"), eksik barkodlar, cari listesinde aynı müşterinin iki kaydı, eksik vergi numaraları olur. Programa aktarmadan önce bunları temizlemek, sonra düzeltmekten çok daha kolaydır.

3. Aktarım

Çoğu ticari program Excel'den ürün ve cari kartı aktarımını destekler. Programın beklediği sütun düzenini (ürün kodu, adı, barkod, birim, KDV oranı, alış-satış fiyatı) hazırlayın, önce birkaç satırla deneyin, sonra tamamını aktarın.

4. Açılış bakiyeleri

Geçmiş yılların bütün hareketlerini girmeye çalışmayın. Geçiş tarihi itibarıyla sayımla bulunan stok miktarlarını ve müşteri-tedarikçilerle mutabık kalınmış cari bakiyeleri "açılış" olarak girin. Mali müşavirinizin kayıtlarıyla uyumlu olmasına dikkat edin.

5. İlk ay

İlk hafta her gün, ilk ay her hafta küçük sayımlar ve cari kontrolleri yapın. Hatalar en çok ilk haftalarda, alışkanlıklar yerleşirken çıkar. Programda kullanıcı yetkilerini baştan doğru verin; otomatik yedeklemeyi ilk gün kurun.

Excel tamamen bitiyor mu?

Hayır. Programdan alınan raporları Excel'de analiz etmeye devam edebilirsiniz. Değişen şey, ana kaydın tek ve güvenilir bir yerde tutulmasıdır.

Perakende için kasa ve yazarkasa POS tarafını hızlı satış programı yazımızda anlattık. Ön muhasebe programı seçimi için ticari program seçimi yazımıza bakabilirsiniz. Tokat'ta Excel'den programa geçişi veri aktarımıyla birlikte yapıyoruz; ayrıntılar Akınsoft sayfamızda.