Avukatlık bürolarının bilgisayarlarında dava dosyaları, dilekçe taslakları, müvekkillerin kimlik ve sağlık bilgileri, ticari sırlar bulunur. Meslek gereği gizlilik yükümlülüğünün yanında KVKK açısından da büro bir veri sorumlusudur. Buna rağmen birçok küçük büroda güvenlik, "bilgisayarda antivirüs var" ile sınırlı kalıyor. Bu yazıda avukat bürosu için BT güvenliğinin temel taşlarını anlatıyoruz.
UYAP ve e-imza düzeni
UYAP Avukat Portal ve e-imza, büronun günlük işinin merkezinde. Bu düzenin hem çalışır hem güvenli olması için:
- e-imza sürücüleri, imzalama araçları ve UYAP'ın gerektirdiği bileşenler tüm bilgisayarlarda uyumlu ve güncel olmalı; bir güncellemeden sonra çalışmayı bırakan bileşen en sık yaşanan sorun.
- e-imza kartı bilgisayarda takılı bırakılmamalı; PIN başkasıyla paylaşılmamalı. e-imza, avukatın kendi imzasıdır.
- Sertifika bitiş tarihi takip edilmeli; duruşma veya süre sonu günü biten sertifika büyük sorun yaratır.
- Yedek bir bilgisayarda e-imza ve UYAP bileşenlerinin hazır kurulu olması, arıza günlerinde süre kaçırmayı önler.
Kurulum sorunları için e-imza sorunları yazımıza bakabilirsiniz.
Laptop şifreleme
Avukatlar laptopla adliyeye, müvekkile, eve gider. Çalınan ya da unutulan bir laptop, disk şifrelenmemişse tüm dosyaların başkasının eline geçmesi demektir. Windows'ta BitLocker veya cihaz şifrelemesi açık olmalı ve kurtarma anahtarı güvenli bir yerde saklanmalı. Nasıl yapılacağını BitLocker yazımızda anlattık.
Dosya düzeni ve yetkiler
Dosyaların her avukatın kendi masaüstünde dağınık durması hem yedeklemeyi zorlaştırır hem de bir çalışan ayrıldığında karmaşa yaratır. Ortak bir dosya alanında müvekkil ve dava bazlı klasör yapısı, kişi bazlı yetkiler ve düzenli yedek, büronun bilgi varlığını korur. Stajyerin veya sekreterin her dosyaya erişmesi gerekmeyebilir.
E-posta güvenliği
Hukuk büroları sahte e-postaların özel hedefidir: sahte tebligat, sahte icra dosyası bildirimi, müvekkil adına gönderilmiş "yeni IBAN" mesajı. E-posta hesaplarında çok faktörlü doğrulama, kurumsal alan adı ile e-posta ve SPF/DKIM/DMARC ayarları bu riski azaltır. Müvekkilden gelen ödeme bilgisi değişikliklerini telefonla teyit etmek de basit ama etkili bir kural. Ses taklidi dolandırıcılığına karşı önlemleri deepfake yazımızda anlattık.
Yedekleme
Dilekçeler, bilirkişi raporları, yazışmalar her gece yedeklenmeli; bir kopyası bina dışında ve fidye yazılımının ulaşamayacağı şekilde olmalı. Yedeklerin de şifreli olması unutulmamalı; yedek diski kaybetmek, laptopu kaybetmekle aynı riski taşır.
Bulut kullanımı
Bulut tabanlı dosya ve e-posta servisleri büro için pratik olabilir. Ancak servisin güvenlik ve sözleşme koşulları, verinin yurt dışında işlenmesi ve KVKK kapsamındaki aktarım şartları değerlendirilmelidir. Hangi seçenek seçilirse seçilsin, hesap güvenliği ve bağımsız yedek gerekir.
İhlal olursa
Bir laptop çalınırsa, e-posta hesabı ele geçirilirse ya da dosyalar sızarsa, bu bir kişisel veri ihlali olabilir ve bildirim yükümlülükleri doğurabilir. Ne yapılacağını veri ihlali yazımızda anlattık.
Tokat'ta hukuk büroları için bilgisayar, e-imza, yedekleme ve güvenlik düzenini kuruyoruz. Network güvenliği ve teknik destek sayfalarımızdan bize ulaşabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Avukat bürosunda en önemli güvenlik önlemi nedir?
UYAP ve e-imza için bilgisayarda nelere dikkat etmeliyim?
Müvekkil dosyalarını bulutta saklamak uygun mu?
Laptop çalınırsa ne olur?
Bu konuda destek mi lazım?
Kurumların ağlarını firewall, IDS/IPS, VPN, NAC ve web filtreleme çözümleriyle koruyoruz; güvenlik politikası ve personel farkındalık…
