e-İmza ile PDF belge imzalama ve imzalı belgeyi doğrulama

Bir sözleşmeyi yazdırmak, imzalamak, taramak ve e-postayla göndermek hâlâ yaygın bir alışkanlık. Oysa nitelikli elektronik sertifikaya (e-imza) sahip olanlar, belgeyi doğrudan PDF olarak elektronik imzayla imzalayabilir. Türkiye'de güvenli elektronik imza, mevzuatta belirtilen istisnalar dışında elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.

Taranmış imza neden yeterli değil?

Taranmış bir ıslak imza yalnızca bir resimdir. Başka belgelere kopyalanabilir ve belgenin içeriği sonradan değiştirilse bile imza görüntüsü yerinde kalır. Elektronik imza ise belgenin içeriğine kriptografik olarak bağlıdır; imzadan sonra belgede tek bir karakter değişse bile imza geçersiz hâle gelir.

PDF nasıl imzalanır?

Elektronik imza sağlayıcılarının sunduğu imza yazılımları veya imza destekli PDF araçlarıyla belge imzalanır. Kart okuyucu takılır, belge seçilir, PIN girilir ve imzalı PDF oluşturulur. İmza, PDF'in içine gömülür ve belge PDF okuyucularda açılabilir. İmzaya zaman damgası eklenmesi, imzanın hangi tarihte atıldığını güvenilir şekilde kanıtlar ve uzun süreli geçerlilik açısından önerilir.

İmza doğrulama

İmzalı bir PDF açıldığında okuyucu programlar imza panelinde imzanın durumunu gösterir. "İmza doğrulanamadı" veya "imzacının kimliği bilinmiyor" uyarıları her zaman belgenin geçersiz olduğu anlamına gelmez; çoğu zaman PDF okuyucunun Türkiye'deki elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının kök sertifikalarını tanımamasından kaynaklanır. Doğrulama için elektronik imza sağlayıcılarının veya resmi kurumların sunduğu doğrulama araçları kullanılmalıdır.

Sık yaşanan sorunlar

• Kart okuyucu tanınmıyor: Sürücü veya imza yazılımı eksik. Ayrıntılar için e-imza kurulum sorunları yazımıza bakabilirsiniz.
• Sertifika süresi dolmuş: Sertifika yenilenmeden imza atılamaz.
• PIN bloke oldu: Belirli sayıda yanlış denemede kart kilitlenir; sağlayıcı üzerinden açılması gerekir.
• İmzadan sonra belge düzenlendi: İmza bozulur; belge yeniden imzalanmalıdır.

Güvenlik

e-İmza, sahibinin kimliğini temsil eder. Kartın ve PIN'in başkasıyla paylaşılmaması, kartın bilgisayarda takılı bırakılmaması ve imzalanan belgenin içeriğinin dikkatle okunması gerekir. Uzaktan erişim programlarıyla bağlanan birinin takılı karttan imza atabileceği unutulmamalıdır; bu konuda uzaktan destek programlarını güvenli kullanma yazımıza bakabilirsiniz.

KEP ile birlikte

İmzalı belgenin delil niteliğiyle iletilmesi gerekiyorsa KEP kullanılabilir. Ayrıntılar için KEP nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak e-imza ve mali mühür araçlarının kurulumu, imzalama yazılımları ve sorun gideriminde destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.