KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) nedir? Normal e-postadan farkı ve kullanım alanları

Bir ihtarname göndermek, resmi bir kuruma yazı iletmek veya şirket ortaklarına bildirim yapmak gerektiğinde normal e-posta yeterli olmayabilir; çünkü gönderildiği, teslim edildiği ve içeriğinin değiştirilmediği kolayca kanıtlanamaz. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), bu ihtiyaca yönelik olarak gönderim ve teslim anlarını yasal delil niteliğinde kayıt altına alan bir sistemdir.

KEP nasıl çalışır?

KEP hesapları, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılar tarafından kimlik doğrulaması yapılarak açılır. KEP üzerinden gönderilen iletilerin gönderim ve teslim zamanları kayıt altına alınır ve iletinin içeriğinin değiştirilmediği doğrulanabilir. Bu kayıtlar, uyuşmazlık durumunda delil olarak kullanılabilir.

Kimler kullanır?

• Şirketler; resmi yazışmalar, ihtarlar ve kurumlarla iletişim için.
• Avukatlar ve mali müşavirler; müvekkil ve kurumlarla resmi yazışmalar için.
• Kamu kurumları; resmi yazışma ve tebligat süreçleri için.
• Bireyler; ihtarname ve resmi başvurular için.

Bazı şirket türleri için KEP adresi edinmek mevzuat gereği zorunlu tutulmuştur. Kendi durumunuz için güncel düzenlemelerin mali müşavir veya hukukçu ile kontrol edilmesi gerekir.

Normal e-posta ile farkı

Normal e-postada gönderen adresi taklit edilebilir, iletinin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığı kesin olarak bilinemez ve içerik değiştirilebilir. KEP'te gönderici ve alıcının kimliği doğrulanmıştır, teslim kayıt altındadır ve içerik bütünlüğü korunur. Bu nedenle KEP, günlük yazışmaların yerine değil, delil niteliği gereken iletiler için kullanılır.

Dikkat edilecekler

KEP kutusunu düzenli kontrol edin

KEP adresine gelen iletiler, okunmasa bile belirli koşullarda tebliğ edilmiş sayılabilir. Kimsenin kontrol etmediği bir KEP kutusu, yasal sürelerin kaçırılmasına yol açabilir. Kutunun kimin sorumluluğunda olduğu belirlenmeli ve bildirimler bir kurumsal e-posta adresine yönlendirilmelidir.

Erişim güvenliği

KEP hesabına giriş genellikle elektronik imza, mobil imza veya iki adımlı doğrulama ile yapılır. Bu araçların geçerlilik süreleri takip edilmeli, hesaba erişebilen kişiler sınırlı tutulmalıdır.

Arşivleme

Gönderilen ve alınan KEP iletileri ile delil kayıtları, gerektiğinde ibraz edilebilecek şekilde saklanmalı ve yedeklenmelidir.

e-İmza ile birlikte

KEP ile gönderilen belgelerin elektronik imzalı olması, belgenin kimin tarafından imzalandığını da kanıtlar. PDF belgelerin elektronik imzayla imzalanması için e-imza ile PDF imzalama yazımıza, kurulum sorunları için e-imza kurulum sorunları yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak e-imza, KEP ve e-belge araçlarının bilgisayarlarda kurulumu ve sorun gideriminde destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.