e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsıyor? Ticari programda e-İrsaliye akışı nasıl kurulur?

e-Fatura'dan sonra e-dönüşümün ikinci büyük adımı e-İrsaliye. Malın bir yerden başka bir yere taşınmasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik halidir. Birçok işletme için bu, yalnızca belge türünün değişmesi değil, depo ve sevkiyat sürecinin yeniden düzenlenmesi anlamına geliyor. Bu yazıda e-İrsaliye zorunluluğunun genel çerçevesini ve ticari programda akışın nasıl kurulacağını anlatıyoruz. Zorunluluk durumunuz için mali müşavirinize ve GİB'in güncel duyurularına başvurun.

Kimleri kapsıyor?

e-İrsaliye zorunluluğu iki yoldan gelir:

• Genel had: Belirli bir brüt satış hasılatını aşan e-Fatura mükellefleri.
• Sektörel zorunluluklar: Demir-çelik üretimi ve ticareti (bu sektörde had yakın zamanda düşürüldü), şeker, akaryakıt ve LPG, bazı tarım ürünleri, gübre, tütün ve alkollü içki gibi alanlar. Ayrıca belirli kurumlara mal satanlar için de şartlar bulunur.

Hadler ve kapsam değişikliklerle güncellendiği için "bizim sektör kapsamda mı?" sorusunu her yıl yeniden sormak gerekir.

Neler değişiyor?

• Zamanlama: e-İrsaliye, mal fiilen yola çıkmadan önce düzenlenmeli ve alıcıya elektronik olarak iletilmelidir. "Önce yükleyelim, irsaliyeyi sonra keseriz" alışkanlığı biter.
• Taşıma bilgileri: Araç plakası, şoför adı ve kimlik bilgisi gibi bilgiler belgeye girilir. Kendi aracınızla mı, kargo ile mi, nakliyeci ile mi gönderdiğinize göre bilgiler değişir.
• Alıcı yanıtı: Alıcı, gelen e-İrsaliye'ye eksik veya fazla teslim gibi durumları bildiren bir yanıt gönderebilir. Bu yanıtın programda takibi gerekir.
• Faturaya dönüşüm: Programda irsaliyeler faturaya bağlanarak tek tıkla e-Fatura veya e-Arşiv fatura oluşturulur.

Ticari programda akışın kurulması

1. Modül ve entegratör: Ticari programınızın e-İrsaliye modülünü ve kullandığınız e-Fatura entegratörünün e-İrsaliye hizmetini etkinleştirin.
2. Araç ve şoför kartları: Sık kullanılan araçları ve şoförleri programda tanımlayın; her irsaliyede elle yazmak hata kaynağıdır.
3. Depo süreci: Sipariş → toplama → kontrol → e-İrsaliye → yükleme sırasını netleştirin. e-İrsaliye kim tarafından, hangi noktada kesilecek?
4. Depo bilgisayarı ve yazıcı: Sevkiyat noktasında e-İrsaliye düzenlenecek bir bilgisayar veya el terminali ve gerekiyorsa yazıcı bulunmalı.
5. İnternet: e-İrsaliye internet olmadan gönderilemez. Depoda kesinti olursa ne yapılacağını planlayın; yedek hat bu noktada önemlidir.
6. Test: Kısmi teslim, iade, aynı faturaya birden fazla irsaliye bağlama gibi senaryoları önceden deneyin.

Sık yapılan hatalar

• Mal yola çıktıktan sonra irsaliye düzenlemek.
• Stok kartlarındaki birimlerin (adet, kg, metre) e-belge birim kodlarıyla eşleştirilmemesi.
• Alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığının kontrol edilmemesi.
• Gelen e-İrsaliyelerin programa aktarılmayıp mal kabulün elle yapılması.

e-Fatura zorunluluğuyla ilgili genel çerçeveyi e-Fatura zorunluluğu yazımızda anlattık. Ticari programınızda e-İrsaliye modülünü kurmak ve depo sürecinize uyarlamak için Akınsoft sayfamızdan ya da entegrasyon çözümleri sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.