Birçok işletmede personel devam kontrol cihazı kurulmuştur ve çalışanlar her gün kartlarını veya yüzlerini okutur. Ancak ay sonunda insan kaynakları sorumlusu bu kayıtları Excel'e aktarır, izinleri ve raporları elle işler, fazla mesaiyi tek tek hesaplar. Bu durumda PDKS'nin sağladığı fayda yarım kalır.
Ham kayıt ile puantaj farkı
PDKS cihazı yalnızca "kim, ne zaman okuttu" bilgisini toplar. Bu kayıtların anlamlı hâle gelmesi için yazılımda mesai kurallarının tanımlanması gerekir: çalışma saatleri, mola süreleri, geç kalma toleransı, fazla mesainin başladığı süre, hafta sonu ve resmi tatil kuralları. Bu kurallar tanımlandığında yazılım her çalışan için günlük çalışma, eksik çalışma ve fazla mesai sürelerini otomatik hesaplar.
İzin, rapor ve görev
Yıllık izin, mazeret izni, sağlık raporu ve dış görev gibi durumlar sisteme işlenmelidir. Aksi hâlde bu günler devamsızlık olarak görünür. İzin taleplerinin yazılım üzerinden alınıp onaylanması, kayıtların tutarlı olmasını sağlar.
Eksik okutmalar
Kartını unutan, okutmayı atlayan veya cihaz arızası nedeniyle kaydı oluşmayan çalışanlar mutlaka olur. Yazılım bu eksiklikleri raporlar; yetkili kişi açıklamasıyla birlikte düzeltme yapar. Düzeltmelerin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının kayıt altında tutulması, olası anlaşmazlıklarda önemlidir.
Bordroya aktarım
Hesaplanan puantaj verileri (çalışılan gün, fazla mesai saatleri, eksik günler) bordro programına aktarılır. Birçok bordro programı bu verileri belirli bir formatta içe alabilir. Aktarımın otomatikleşmesi, ay sonu yükünü ve hesaplama hatalarını belirgin şekilde azaltır. Yasal sınırlar ve hesaplama esasları için bordro uzmanı veya mali müşavirle birlikte çalışılmalıdır.
Kişisel veri
Giriş çıkış kayıtları kişisel veridir; yüz tanıma veya parmak izi kullanılıyorsa biyometrik veri söz konusudur ve daha sıkı kurallara tabidir. Çalışanların aydınlatılması ve kayıtlara erişimin sınırlandırılması gerekir. Bu konuda biyometrik veri ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Vardiyalı çalışma
Vardiyalı çalışılan işyerlerinde puantaj hesabı daha karmaşıktır; gece vardiyasının iki güne yayılması ve vardiya değişimleri özel kurallar gerektirir. Bu konuyu vardiyalı çalışmada PDKS yazımızda ele aldık. PDKS'nin genel faydaları için PDKS neden kurulur yazımızı okuyabilirsiniz.
Sur Bilgisayar olarak personel devam kontrol cihazlarının kurulumu, mesai kurallarının tanımlanması ve puantaj yazılımı desteği veriyoruz. Ayrıntılar için personel devam kontrol sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
PDKS cihazı varken neden hâlâ elle puantaj yapılıyor?
Personel kartını okutmayı unutursa ne olur?
Bordro programına doğrudan aktarım mümkün mü?
Bu konuda destek mi lazım?
Tamamen kendi geliştirdiğimiz PDKS yazılımı, kapı ve geçiş cihazlarını tek ekrandan yönetir; personel giriş-çıkış kayıtlarını anlık olarak…
