Online toplantıların kaydedilip yapay zekâ ile yazıya dökülmesi ve özetlenmesi, birçok çalışan için büyük kolaylık. Toplantıda not tutmak yerine konuşmaya odaklanılıyor, kaçırılan toplantının özeti dakikalar içinde okunabiliyor. Ancak bu araçlar, toplantıda konuşulan her şeyi kaydeder ve çoğu zaman bir bulut hizmetinde işler.
Katılımcıları bilgilendirmek
Toplantının kaydedildiği ve yazıya döküldüğü tüm katılımcılara açıkça bildirilmelidir. Toplantı platformları genellikle kayıt başladığında uyarı gösterir; ancak üçüncü taraf not botlarında bu uyarı her zaman açık olmayabilir. Hukuki gereklilikler için işletmenize özel değerlendirme yapılmalıdır.
Otomatik katılan botlar
Bazı not alma araçları, bir çalışanın takvimine bağlandığında o çalışanın davetli olduğu tüm toplantılara otomatik katılır. Bu durum, müşteri veya hassas iç toplantıların fark edilmeden kaydedilmesine yol açabilir. İşletme, hangi araçların kullanılabileceğini ve otomatik katılım ayarlarını belirlemelidir.
Hassas toplantılar
Personel değerlendirmeleri, disiplin görüşmeleri, sağlık konuları, hukuki danışmanlık, birleşme ve satın alma görüşmeleri gibi hassas toplantılarda kayıt ve yapay zekâ özeti kullanılmamalıdır.
Veriler nereye gidiyor?
Kayıtların ve metinlerin hangi hizmette, hangi ülkede işlendiği, ne kadar saklandığı ve yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilmelidir. Kurumsal lisanslı araçlar genellikle daha net veri koruma taahhütleri sunar. İşyerinde yapay zekâ kullanımı için yapay zekâ kullanım kuralları ve Copilot ve veri güvenliği yazılarımıza bakabilirsiniz.
Özetleri kontrol edin
Yapay zekâ özetleri hatalı, eksik veya bağlamdan kopuk olabilir. Özellikle kararlar, rakamlar ve görev atamaları toplantı sahibi tarafından kontrol edilmeden paylaşılmamalıdır.
Saklama ve paylaşım
Kayıtların ve metinlerin ne kadar saklanacağı belirlenmeli, yalnızca ilgili kişilerle paylaşılmalıdır. Müşteri görüşmelerinin kaydı için çağrı kaydı yazımıza bakabilirsiniz.
Toplantı odaları
Toplantı odası sistemleri için toplantı odası kamera ve mikrofon yazımıza bakabilirsiniz.
Yazılı kural
Hangi araçların onaylı olduğu, hangi toplantılarda kayıt yapılabileceği, katılımcıların nasıl bilgilendirileceği ve kayıtların ne kadar saklanacağı kısa bir işyeri kuralı olarak yazılmalı ve çalışanlara duyurulmalıdır. Böylece her çalışan kendi kararıyla farklı araçlar kullanmaz.
Sur Bilgisayar olarak işletmelerde yapay zekâ araçlarının güvenli kullanımı, yetki ayarları ve veri güvenliği konusunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için network güvenlik sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Toplantıyı kaydetmeden önce izin almalı mıyım?
Not botları toplantılara kendiliğinden katılabilir mi?
Müşteri toplantıları özetlenebilir mi?
Bu konuda destek mi lazım?
Kurumların ağlarını firewall, IDS/IPS, VPN, NAC ve web filtreleme çözümleriyle koruyoruz; güvenlik politikası ve personel farkındalık…
