Kurum yemekhanelerinde maliyet çoğu zaman yalnızca toplam fatura üzerinden izlenir. Oysa bütçe planlaması ve yemek firmasıyla mutabakat için daha ayrıntılı bilgi gerekir: hangi öğünde kaç kişi yemek yedi, hangi kişi grubu ne kadar tüketti, kurum ne kadar sübvansiyon sağladı. Kartlı yemekhane sistemi bu soruların cevabını hazır tutar.
Öğün başı maliyet
Toplam yemek maliyetinin gerçekleşen öğün sayısına bölünmesiyle öğün başı maliyet bulunur. Kendi mutfağını işleten kurumlarda malzeme, personel ve enerji giderleri; hizmet alan kurumlarda firma faturası esas alınır. Öğün sayısının kartlı sistemden gelmesi, hesabın tahmine değil gerçek veriye dayanmasını sağlar.
Firma mutabakatı
Yemek hizmeti dışarıdan alınıyorsa firmanın bildirdiği öğün sayısı ile kartlı sistemdeki geçiş sayısı karşılaştırılmalıdır. Fark varsa nedeni araştırılır: kayıtsız geçişler, misafirler veya hatalı bildirim.
Kişi grupları ve tarifeler
Kamu kurumlarında farklı kademelere farklı tarifeler uygulanabilir; özel sektörde ise personel türüne göre farklı ücretler olabilir. Her grubun tüketimi ve ödediği tutar ayrı raporlanmalıdır. Kademeli tarife için kamu yemekhane otomasyonu yazımıza bakabilirsiniz.
Sübvansiyon
Toplam maliyetten kişilerden alınan ücretler düşüldüğünde kurumun gerçek sübvansiyon tutarı ortaya çıkar. Bu rakam, bütçe planlamasında ve tarife kararlarında temel veridir.
Departman bazında
Departman veya birim bazında tüketim raporu, maliyetin birimlere dağıtılmasını sağlar. Misafir yemekleri de ev sahibi departmana yazılmalıdır; ayrıntılar için misafir yemek hakkı.
Trend
Aylık katılım ve maliyet trendi, mevsimsel değişimleri, tatil dönemlerini ve menü etkisini gösterir. Bu veri, bir sonraki dönemin sözleşme ve bütçe planlamasında kullanılabilir. İsrafı azaltmak için rezervasyon ve planlama yazımıza bakabilirsiniz.
Muhasebeye aktarım
Raporların muhasebe veya bordro sistemine aktarılması, personelden kesilecek tutarların elle hesaplanmasını önler. Bu aktarım için entegrasyon gerekebilir.
Kayıtsız geçişler
Kart okutmadan yemek alınan durumlar, örneğin okuyucu arızası veya görevli onayıyla verilen yemekler, ayrı bir kayıt yöntemiyle tutulmalıdır. Aksi hâlde maliyet raporu ile gerçek tüketim arasında açıklanamayan farklar oluşur.
Sur Bilgisayar'ın kendi geliştirdiği Kamu Yemekhane Yazılımı (Cardsis Yemekhane), kartlı geçişle çalışır; ön ödemeli ve kredili kullanımı ve kamudaki kademeli yemek tarifesini destekler. Ayrıntılar için Kamu Yemekhane Yazılımı sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Yemek firmasına ödenecek tutar nasıl doğrulanır?
Personelden alınan ücret maliyete nasıl yansır?
Raporlar ne sıklıkla incelenmeli?
Bu konuda destek mi lazım?
Kendi geliştirdiğimiz Cardsis Yemekhane Yazılımı, kamu kurumları ve özel işletmelerde kartlı geçişle çalışır; ön ödemeli ve kredili…
